2021-05-13 第204回国会 衆議院 消費者問題に関する特別委員会 第9号
○川内委員 公文書監理官にもお尋ねしますけれども、別表の保存規則とか、あるいは政令改正に伴う意見公募手続の提出意見の保存期間が三十年であるというのは、平成二十五年当時から変わっていない、そのままであるということでよろしいですね、消費者庁の文書保存期間表でいうと。
○川内委員 公文書監理官にもお尋ねしますけれども、別表の保存規則とか、あるいは政令改正に伴う意見公募手続の提出意見の保存期間が三十年であるというのは、平成二十五年当時から変わっていない、そのままであるということでよろしいですね、消費者庁の文書保存期間表でいうと。
きょう改めて資料を配付しましたが、五月に廃棄したと説明するファイルというのが、この資料の一ページ目の保存期間表の「平成○年桜を見る会」なわけですね。 この中には、先日の答弁では、招待者名簿以外に、推薦依頼の文書、各省庁からの推薦名簿、招待区分番号の意味がわかる文書などが入っていたと。そして、一八年も同じ時期にこのファイルを廃棄したと答弁がありました。
桜を見る会の名簿がなぜ残っていないかということですけれども、これは内閣府の人事課に伺いますけれども、人事課の保存期間表を見ると、一年未満ということで残っています。その根拠というのが、ガイドラインの「保存期間表において、保存期間を一年未満と設定することが適当なものとして、業務単位で具体的に定められた文書」となっているんです。
今の内閣府の人事課の保存期間表でさえこんな大失態をやっているようだったら大変心もとない。そこを大臣がこの議論もかみ合うようにして指導していただきたいと思いますので、よろしくお願いいたします。 質問を終わります。
具体的には、第七類型に含まれる文書は、一年以上の保存期間が求められる歴史公文書や合理的な跡づけ、検証に必要な行政文書には該当しないと判断される行政文書であって、個々の業務内容に即して、各府省の文書管理者が保存期間を一年未満とするものとして、保存期間表において業務単位で具体的に定めたものでございます。
それで、招待者名簿については日程表などと同等というふうにおっしゃっておられますけれども、同等ではなくて、はっきりと明確な意思を持って一年未満にするということで保存期間表に載せておりますので、それは明確にそう判断したというふうに考えるべきだというふうに思っております。
保存期間の設定及び保存期間表におきましては、法第二条第六項の歴史公文書等に該当するとされた行政文書にあっては、一年以上の保存期間を定めるものとされております。
保存期間の設定及び保存期間表におきましては、法第二条第六項の歴史公文書等に該当するとされた行政文書にありましては、一年以上の保存期間を定めるものとされております。
第七類型に位置づけられる文書は、各文書管理者が、歴史公文書等に該当せず、かつ合理的な跡づけ、検証に必要ない文書と判断するもののうち、第一から第六類型に該当しないものについて、業務単位で保存期間表に記載するものが該当するとなされております。
じゃ、施行令の別表二十八を引いて、では、公文書管理課の保存期間表、どこで読んだんですか。この保存期間はどこで読んだんですか。
○北村国務大臣 十七号に、栄典の十年を参酌しつつ、公文書管理課の保存期間表上三年と規定しております。これを参酌したというところであります。
○北村国務大臣 先ほどは、公文書管理課の保存期間表の十七号を述べたもので、正しくは政令の別表二十八号であります。（発言する者あり）
○内閣総理大臣（安倍晋三君） 既に事務方から答弁させていただいているとおりでございますが、政府全体のガイドラインでは、保存期間表において保存期間を一年未満と設定することが適当なものとして、業務単位で具体的に定められた文書等が保存期間一年未満に該当するものとして掲げられたわけであります。
そのため、ガイドラインにおいて一年未満の保存期間の類型が設けられたことを受けて、内閣府において保存期間表を見直し、招待者名簿につきましては一年未満の保存期間となし、その旨を公表したところであります。 以上です。
そして、政府全体の行政文書の管理に関するこのガイドライン、このガイドラインによって、まず、各省が行政文書管理規則を設けた際のガイドラインをこれ規定の例として、各省に総括文書管理者を置き、官房長を充てる、さらに、各課長が文書管理者とされて、文書管理の事務をつかさどる者として、文書の保存期間を定める保存期間表、こういうものを決定するのは課長ということであります。
この規定の言わば例外として、定型的、日常的な業務連絡、日程表等や、保存期間表において保存期間を一年未満と設定することが適当なものとして業務単位で具体的に定められた文書など、七類型を保存期間一年未満に設定可能な類型と規定しているものであります。 以上です。
○川内委員 今、官房長が出てきて、保存期間表で一年未満と定められているから一年未満なんです、こういう答弁ですよ、委員長。一年未満と定まっているから一年未満なんだと。これは全く理由にならない理由ですよね。何でこんなことになるのか。
○大塚政府参考人 ただいまの委員のおっしゃる実績が、このガイドラインに書いてございます事務事業の実績の合理的な跡づけや検証に必要となる行政文書、これが一年以上でございますが、ここの実績を指しておっしゃるということであれば、ここは、私どもの名簿の文書は、ガイドラインの中の例外といたしまして一年未満の類型が規定され、それに基づいて一年未満というふうに見直し、今現在は内閣府の保存期間表の中で、ホームページ
この新たなガイドラインにおきましては、「保存期間表において、保存期間を一年未満と設定することが適当なものとして、業務単位で具体的に定められた文書」、これも保存期間一年未満に該当するものとして掲げられているところでございまして、このガイドライン改正に基づいて、内閣府におきましては、この招待者名簿について、桜を見る会の終了をもって使用目的を終えるほか、個人情報を含んだ膨大な量の文書を適切に管理する、こういった
当該招待状が、保存期間表において分類されている類型の記載について分かりやすさの観点から更なる具体化が必要とされたものであって、保存期間を一年未満とすることに不合理な点はなかったとされたものであります。そのため、桜を見る会の招待者名簿に関して、この報告書を無視したとの御指摘は当たりません。
大臣官房総務課の標準文書保存期間基準、保存期間表を見ますと、保存期間五年文書で「平成○年桜を見る会」という文書ファイルがあります。開催に係る各種決裁、開催準備に関する文書、経費の支払い関係書、これは全部、保存期間五年文書なんですよね。 私、これは実は九月三十日に全文写しを求めておりました。ところが、いまだに出されません。
○大塚政府参考人 繰り返しになりますが、招待者名簿につきましては、この保存期間は一年未満であるということから、その廃棄簿等の記載にもございませんし、また、その公文書管理の類にのっとりまして、人事課が定める保存期間表の定めに基づきまして廃棄をされているものでございまして、その廃棄簿の記録は必要ないものと承知をしてございます。
招待者名簿につきましては、内閣府の大臣官房人事課におきまして、保存期間表において一年未満文書と定めておりまして、先ほどその七つの類型ということを申し上げましたが、そのうちの七番目の「保存期間表において、保存期間を一年未満と設定することが適当なものとして、業務単位で具体的に定められた文書」に該当することから、廃棄した場合であっても、記録、公表することは求められていないものと承知をしてございます。
これの具体的な七類型挙げているうちに、保存期間表において保存期間を一年未満と設定することが適当なものとして業務単位で具体的に定められた文書ということに該当するわけでございまして、これ、事前に決めた上でホームページ等でも公表されているものでございます。
行政文書の保存期間については、内閣官房の具体的な事務の性質や内容に応じて、各部局に置かれた文書管理者がそれぞれの保存期間表を定め、保存期間を適切に設定をいたしております。 引き続き、公文書管理法に基づいて適切に行政文書の管理を行っていきたいと思います。
まずは基本的には担当部署の具体的な先ほどの要素に従って決めていただくわけでございますけれども、さらに、我々の部屋といたしましても、保存期間表の記載であるとか当該文書の性質、内容等を踏まえまして、これで判断をさせていただくことになろうかと思っております。
この桜を見る会の招待者名簿につきましては、私どもの保存期間表におきまして一年未満の文書としているという前提がございます。
○大塚政府参考人 招待者名簿につきまして一年未満文書といたしましたのは、昨年の四月、平成三十年の四月一日から、私どもの官房人事課の標準文書保存期間基準、いわゆる保存期間表におきまして一年未満と位置づけたところでございます。
経済産業省行政文書管理規則に基づいて、標準文書保存期間基準、いわゆるその保存期間表を定めておりますけれども、この保存期間表において、宮中行事又は政府主催式典等のための決裁文書及び関連資料は五年となっております。
この規定を受けて、各課室でそれぞれの文書ファイルの保存期間が定められているんですが、例えば統計局総務課の規定を見ると、保存期間表を見ると、明確に、桜を見る会被招待者の推薦及び通知に係る文書が保存期間十年、こう書かれているわけであります。例示として、被招待者名簿や選考案、基準ということが挙がっていまして、こうした文書が総務省の中には全省的に各課に保存されているということでよろしいでしょうか。
○藤野委員 文部科学省では、大臣官房人事課の保存期間表というのがありまして、ここにもあるんですけれども、この期間表によりますと、栄典又は表彰に関する事項というのがあって、それの１から４まであって、４が園遊会、桜を見る会等となっておりまして、その園遊会、桜を見る会等に関する文書、そして内閣府からの推薦依頼、推薦依頼に対する回答、内閣府からの照会事項、そして照会事項に対する回答というのがありまして、これが
○藤野委員 いや、そうではなくて、私が聞いたのは、文科省の場合はこういうのがあるわけです、保存期間表というのがありまして、各課ごとにあるんです。これは法務省にもあるんです、当然。おっしゃった法律に基づいてそういうのをつくりなさいというふうに出しているわけですね。ガイドラインもびっちりと書いております。ですから、各省庁、同じようにやっているんです。
じゃ、ちょっと角度を変えて聞きますけれども、法務省にもこの保存期間表というのはございます。ここにあります。これのどこの、根拠条文といいますか、今、文科省のは御紹介させていただきましたけれども、法務省の場合、今私が申し上げた内閣府からの推薦依頼、そして内閣府からの照会事項、これはどこに当たるのか、根拠規定を教えてください。
今、例えば文科省の場合ですけれども、文部科学省大臣官房人事課の保存期間表によれば、園遊会、桜を見る会に関する文書、内閣府からの推薦依頼、推薦依頼に対する回答、内閣府からの照会事項に対する回答は、保存期間を十年とすると書いております。文部科学省関係の推薦人の名簿は今もお持ちだと思います。ぜひそれを提出していただきたいと思います。
○大塚政府参考人 私どもの定めております文書保存期間処理基準、保存期間表というものでございますが、この中の「関係行政機関等に協力して行う行事等の案内の発送等」、ここに当たるものでございまして、これは保存期間一年未満と規定しているものでございます。
第十五条の四には、「保存期間の設定及び保存期間表においては、歴史公文書等に該当するとされた行政文書にあっては、一年以上の保存期間を定めるものとする。」とありますし、次の五も同様に、「行政が適正かつ効率的に運営され、国民に説明する責務が全うされるよう、意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書については、原則として一年以上の保存期間を定めるものとする。」とあります。